公檢法檔案數字化方案

2015年11月最高人民法院下發《關于推進人民法院檔案數字化工作的通知》，要求地方各級人民法院加快推進庫藏檔案數字化工作，其中各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數字化掃描工作。

檔案是審判工作的基本工具，傳統的紙張檔案管理方式不利于信息的快速、多向流動，也不便復制，同時紙張損壞、遺失等問題也時常發生。與紙質檔案相比，電子檔案更穩定、更方便，更有利于長期保存和提供利用。因此法院審判工作的信息化必然要求檔案的信息化。

現實工作中，基層法院案件卷宗保存情況復雜、年度跨度大、種類繁多、保密性要求高、案件卷宗數量龐大、檔案部門級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，不能起到對檔案信息化的規范作用。

檔案信息化掃描形式主要分兩種自行掃描和外包掃描，對比如下：

自行掃描的特點：

（1）經費投入少。僅需支出人工工資和購置掃描設備經費，比較容易實現。

（2）安全性、保密性高。由于是本單位員工，對檔案的安全和保密有較好的覺悟，無需過多擔心檔案泄秘問題。

（3）質量不高。本單位員工沒有受過專業的檔案數字化培訓和訓練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數據有可能會錯誤。

（4）效率較低。本單位員工實行固定工資制，沒有工作積極性，工作效率可能不高。專業要求高，加之法院活多人少、工作量大。

外包掃描的特點：

（1）管理嚴、效率高。專業掃描公司對數字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質量控制制度等，根據任務量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發揮；

（2）圖像質量高。掃描人員熟悉各項數字化質量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準；

（3）員工水平高。專業掃描人員經過保密知識、檔案知識的培訓，在工作中磨練了技能，操作水平較高；

（4）安全性：對紙質檔案的安全，傳統載體檔案在數字化后，將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作，都可對檔案進行封存管理，大大減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數，保障檔案實體的安全。

數字化加工保密安全，在數字化加工階段，規范員工保密意識，作業現場杜絕電子類的存儲設備，全程攝像監控，保證作業中檔案信息安全，如有問題有據可尋。

綜上，采用數字化外包的形式，由有資質、懂業務、高效率的專業公司進行數字化加工，更有利于訴訟檔案數字化工作迅速高效完成。

訴訟檔案數字化網絡應用

在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內部因審判工作需要在上下級、同級法院之間調閱，檢察院、紀檢、監獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調閱、查閱、借閱量非常大。

訴訟檔案全部數字化以后，這項工作就變得簡單且易于操作，只需輕點鼠標，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，律師可以足不出戶通過互聯網進行閱卷，確保了律師服務平臺“有卷可閱”，為網上閱卷提供了保障。

具體應用有：

（一）內部調閱卷：訴訟檔案全部數字化后，法院便可以開展系統網內調卷，不再郵寄紙質卷宗。這節省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調閱不退、丟失的風險。

全部數字化后，法官只要在局域網內提交調卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經所在庭、室、處領導和檔案部門同意后，就可以直接在計算機上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

（二）對外查閱：對外查閱設立電子閱檔室，根據實際情況配備適當數量的計算機和打印機，安裝適合當事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當事人利用。

因此，法院檔案信息化建設以后可實現：

（1） 全面各類檔案資料的信息化、自動化、智能化管理，實現數據資料的高度共享。 

（2） 實現動態信息流轉，各部門可隨時查閱本部門需要的信息。

（3） 實現實時公文歸檔的完整審核，提高公文歸檔質量。

（4） 實現與其它信息系統的數據共享的接口。 

（5） 實現可回溯的數據統計功能，每個數據的來源及組成情況可即時展現，確保數據審核的高效率。 

（6） 智能搜索分析。